آشنایی با مشاغل کارمندی و منشی‌گری
سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب برای انجام مکاتبات و کارهای اداری خود به پرسنلی نیاز دارد که این کارها را برای پشتیبانی از پرسنل تخصصی انجام می‌دهند. معمولا حجم کارهای دفتری در سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعدد، بسیار بالا است. کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. گاهی اوقات، برخی افراد حقیقی نیز مکاتبات، تراکنش‌های مالی و کارهای دفتری متعددی دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، سازماندهی این امورات است تا همه‌چیز با نظم و به سرعت پیش رود.
سازمان‌های کوچک‌تر که نیاز کمتری به کارهای اداری دارند معمولا از چنین امکاناتی هم بی‌بهره هستند. این سازمان‌ها، برای تسهیل کارهای خود، منشی استخدام می‌کنند. وظایف منشی و کارمند اداری شباهت‌های زیادی به هم دیگر دارند ولی مسئولیت‌ها و حقوق منشی‌ها نسبت به کارمندان اداری، کمتر است.
در حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری و تعداد آگهی‌های دعوت به همکاری برای جذب کارمند اداری، نسبتا بالا است و تعداد آگهی استخدام کارمند اداری در سازمان‌های مختلف کم نیست. برای مشاهده‌ی این آگهی‌ها می‌توانید به وب‌سایت کاریابی جاب ویژن مراجعه کرده و پس از قرار دادن فیلتر «گروه شغلی» روی «مسئول دفتر/امور اداری/اپراتور» در میان فرصت‌های شغلی موجود، جستجو کنید.
معمولا، شرایط و ساعات کاری کارمندان اداری، تفاوت چندانی با هم دیگر ندارند.کارمندان اداری باید به صورت تمام وقت در طول روزهای غیرتعطیل، در محیط‌های دفتری، مشغول به کار باشند. البته بعضی از کارفرمایان، نیازمند استخدام کارمند اداری نیمه وقت، به ویژه برای کار کردن در ساعات غیراداری هستند. البته بعضی از کسب و کارهای کوچک نیز برای صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها، کارمند اداری را به صورت پاره‌وقت، به خدمت می‌گیرند.
هم در استخدام منشی‌ها و هم در استخدام کارمندان اداری، تحصیلات خیلی مهم نیست و مهارت‌های نرم در اولویت قرار دارند. با این حال، سازمان‌ها معمولا برای این مشاغال، فارغ‌التحصیلان مقطع لیسانس رشته‌های علوم انسانی مثل روابط عمومی، علوم اجتماعی، روانشاسی، حقوق، کتابداری و ... را استخدام می‌کنند.
در این مقاله می‌خواهیم شما را به طور کامل با دو شغل منشی‌گری و کارمندی آشنا کنیم.
کارمند اداری و منشی برای استخدام شدن به چه تحصیلات و مهارت‌هایی نیاز دارند؟
کارفرمایان به ویژه در سازمان‌ها دولتی، شرایطی برای جذب کارکنان خود دارند. در اکثر سازمان‌های دولتی مثل بانک‌ها، حداقل مدرک تحصیلی لازم برای برای منشی‌گری، لیسانس است. با این حال، رشته‌های علوم انسانی مثل علوم اجتماعی، روابط عمومی، علوم سیاسی، حقوق، حسابداری و ... شانس بیشتری برای استخدام شدن به عنوان منشی دارند.
معمولا استخدام شدن به عنوان کارمند اداری نیازمند تحصیلات بالایی نیست. با این حال، اکثر کارفرمایان ترجیح می‌دهند که کارمندان اداری آن‌ها دارای حداقل مدرک لیسانس در رشته‌های علوم انسانی مثال کتابداری، علوم اجتماعی، روابط عمومی، حقوق و ... باشند.
در هر دوی این شغل‌ها، مهارت‌های نرم از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. از جمله مهم‌ترین مهارت‌های نرم لازم برای این مشاغل می‌توان به روابط عمومی بالا، مهارت‌های ارتباطی قوی شامل مهارت‌های گفتاری، شنیداری و نوشتاری قوی، مهارت در سازماندهی و مدیریت زمان، مهارت در کار کردن تحت فشار و .. نام برد.
مهارت‌های سختی مثل مهارت‌های پایه‌ای ICDL و آشنایی با نرم‌افزارهای excel و word از جمله مهارت‌های ضروری برای چنین مشاغلی است. داشتن مهارت‌های سخت دیگر مثل مهارت‌های حسابداری، مهارت در دیتا اینتری و مهارت‌های IT به روز بودن در حوزه ی فناوری، امتیاز بالایی برای تصاحب این فرصت‌های شغلی محسوب می‌شود.
برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام کارمند اداری و منشی کلیک کنید.
حجم کار و ساعات و محیط کاری منشی‌ها
معمولا حجم‌کاری منشی‌ها خیلی کمتر از کارمندان اداری است و به همین دلیل، در کسب‌وکارهای کوچک، منشی‌ها به صورت پاره‌وقت استخدام می‌شوند. ساعات و نحوه‌ی کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر تفاوت‌های زیادی دارد. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در بعضی از آگهی‌های شغلی، مثل آگهی‌های استخدام منشی مطب در تهران، شرایط همکاری به صورت پاره‌وقت است. تمامی این مشاغل نیازمند حضور در دفتر نیست و بعضی از شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های فعال در حوزه‌ی خدمات اینترنتی، نیاز به استخدام منشی دورکار نیز دارند.
حجم کار و ساعات و محیط کاری کارمندان
حجم کاری کارمند اداری یا منشی بسته به اندازه‌ی سازمان و نوع فعالیت‌های آن، تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارند. در کسب و کارهای کوچک، یک منشی با ساعات کاری کم، می‌تواند کارهای دفتری را در حد نیاز انجام دهد.
کارمندان اداری چه در سیستم‌های دولتی و چه در سیستم‌های خصوصی، معمولا ساعات کاری مشخصی دارند که در اکثر موارد، ۸ ساعت در روز است. حجم کاری کارمند اداری یا منشی بسته به اندازه‌ی سازمان و نوع فعالیت‌های آن، تفاوت‌های زیادی با هم دیگر دارند. در کسب و کارهای کوچک، یک منشی با ساعات کاری کم، می‌تواند کارهای دفتری را در حد نیاز انجام دهد.
کارهای معمول منشی‌ها و کارمندان اداری
وظایف منشی‌ها و کارمندان اداری همپوشانی زیادی با هم دیگر دارند. البته تعداد وظایف کارمندان اداری بیشتر است. یک کارمند اداری باید کارهای زیر را انجام دهد:
- مکاتبات اداری
- انجام کارهای اداری برای قرارداد بستن با مشتریان و شرکای سازمان
- جواب دادن به تماس‌های تلفنی و نامه‌های فیزیکی و الکترونیکی و پاسخ‌گویی به پیام‌ها در شبکه‌های اجتماعی
- تهیه‌ی نسخه‌های پشتیبان از تمامی اسناد فیزیکی و دیجیتالی و بایگانی آن‌ها
- خرید لوازم شرکت و نگهداری از آن‌ها
- تنظیم جلسات و ملاقات‌ها
- رزرو اتاق‌های خاص در شرکت مثل اتاق جلسات
- مشارکت در فرایند جذب و آموزش پرسنل جدید
- مدیریت داده‌ها و تولید اسناد
- تحلیل داده‌های آماری و تهیه‌ی گزارش‌هایی از روی آن‌ها برای ارائه به مدیریت
- کار کردن با دیتابیس‌ها و مدیریت وب‌سایت و حساب‌های کاربری شرکت در شبکه‌های اجتماعی
- تقسیم بودجه با همکاری حسابداری
- تنظیم رویدادهای شرکت و ابلاغ آن به پرسنل
برای آشنایی کامل با شغل کارمند اداری کلیک کنید.
کارهای منشی‌ها ساده‌تر و اختیارات آن‌ها کمتر است. به همین دلیل معمولا منشی‌ها پاره‌وقت کار می‌کنند و حقوق کمتری می‌گیرند. منشی‌ها کارهای روزانه را ثبت می‌کنند، با سازمان‌ها و مشتریان همکاری می‌کنند، تلفن‌ها را جواب می‌دهند، پیام‌ها را دریافت می‌کنند و در حد امکان به تلفن‌ها پاسخ می‌دهند، نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری را انجام می‌دهند، قرارهای ملاقات را تنظیم می‌کنند، اسناد اداری را تایپ کرده و گزارش‌هایی را آماده‌سازی می‌کنند، اسناد مهم را بایگانی می‌کنند، پرداخت‌ها را انجام می‌دهند و هزینه‌ها را فاکتور می‌کنند و مشتریان و ارباب رجوعان را پذیرش کرده و به آن‌ها خوش آمد می‌گویند.